Política de Privacidade

1. Quem somos

Esta plataforma de gestão de clínicas médicas e estéticas é desenvolvida e operada por KOALLA LABS - Soluções de Software em Saúde LTDA ("nós", "nosso" ou "Operador"). Esta Política de Privacidade descreve como coletamos, usamos, armazenamos e protegemos os dados pessoais dos usuários da plataforma, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei nº 13.709/2018).

• CNPJ: 69.584.994/0001-37
• Sede: Rua Nunes Alves, 13 · Sala 238 · Centro · Duque de Caxias - RJ · 25020-085

2. Dados que coletamos

Coletamos os seguintes dados pessoais:

• Dados de cadastro: nome completo, endereço de e-mail, telefone e senha (armazenada de forma criptografada).
• Dados da clínica: nome fantasia, CNPJ (quando aplicável), endereço, logotipo e URL pública escolhida.
• Dados de pacientes: nome, CPF, data de nascimento, telefone, e-mail, endereço, histórico de consultas e prontuários eletrônicos inseridos pelos operadores da clínica.
• Dados de uso: endereço IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas acessadas, horários de acesso e logs de atividade.
• Dados financeiros: histórico de pagamentos e plano de assinatura contratado (dados de cartão são tratados exclusivamente pela processadora de pagamentos, nunca por nós).
• Dados sensíveis de saúde: informações clínicas inseridas no prontuário eletrônico pelos profissionais de saúde responsáveis, tratadas com nível elevado de proteção.

3. Como usamos seus dados

Utilizamos seus dados para:

• Criar e gerenciar sua conta e a conta de sua clínica;
• Fornecer e melhorar os serviços da plataforma;
• Processar pagamentos e emitir faturas;
• Enviar comunicações transacionais (confirmações de agendamento, lembretes e alertas do sistema);
• Enviar comunicações de marketing e novidades (apenas com seu consentimento, podendo ser canceladas a qualquer momento);
• Medir o resultado dos nossos anúncios e mostrar anúncios da plataforma a quem visitou nossas páginas de venda (apenas com seu consentimento, conforme o item 9);
• Garantir a segurança da plataforma e prevenir fraudes;
• Cumprir obrigações legais e regulatórias.

4. Base legal do tratamento

O tratamento de dados é fundamentado nas seguintes bases legais previstas na LGPD:

• Execução de contrato (art. 7º, V): para fornecer os serviços contratados;
• Consentimento (art. 7º, I): para comunicações de marketing, para os cookies de publicidade e medição das páginas de venda (item 9) e para tratamento de dados sensíveis de saúde;
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): para análise de uso, segurança e melhoria da plataforma;
• Cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II): para fins fiscais e regulatórios.

5. Compartilhamento de dados

Não vendemos seus dados. Podemos compartilhá-los apenas com:

• Provedores de infraestrutura: Supabase (banco de dados e autenticação) e Vercel (hospedagem), todos operando com contratos de proteção de dados adequados;
• Processadoras de pagamento: para processar transações financeiras, seguindo os padrões PCI-DSS;
• Serviços de comunicação: para envio de e-mails transacionais e mensagens via WhatsApp, conforme configurado pela clínica;
• Plataformas de anúncios e medição: Meta Platforms (Facebook e Instagram) e Google (Google Tag Manager, Google Analytics e Google Ads), somente nas páginas de venda da plataforma e somente depois do seu consentimento, conforme o item 9. Depois desse consentimento, quando o pagamento da contratação é confirmado, o nosso servidor também informa a contratação a esses mesmos serviços, com os dados descritos no item 9. Elas não recebem dados de pacientes nem de prontuário;
• Autoridades competentes: quando exigido por lei, decisão judicial ou regulação aplicável.

6. Armazenamento e segurança

Seus dados são armazenados em servidores seguros localizados no Brasil e/ou nos Estados Unidos, com criptografia em trânsito (TLS 1.3) e em repouso (AES-256). Adotamos medidas técnicas e organizacionais compatíveis com as melhores práticas de segurança da informação, incluindo controle de acesso por funções, autenticação segura e auditoria de atividades.

Dados de prontuário eletrônico são considerados dados sensíveis de saúde e recebem camadas adicionais de proteção e isolamento por clínica (multi-tenancy com Row Level Security).

7. Retenção de dados

Mantemos seus dados pelo período necessário para a prestação dos serviços e pelo prazo mínimo exigido por lei (ex.: registros fiscais por 5 anos; prontuários médicos por no mínimo 20 anos, conforme Resolução CFM nº 1.821/2007). Após o encerramento da conta, os dados são anonimizados ou excluídos, salvo obrigação legal de retenção.

8. Seus direitos (LGPD)

Você tem os seguintes direitos em relação aos seus dados pessoais:

• Confirmação e acesso: saber se tratamos seus dados e acessá-los;
• Correção: solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização ou exclusão: quando os dados forem desnecessários ou tratados em desconformidade com a LGPD;
• Portabilidade: receber seus dados em formato estruturado e interoperável;
• Revogação do consentimento: retirar o consentimento a qualquer momento, sem prejuízo do tratamento realizado anteriormente;
• Oposição: opor-se ao tratamento realizado com base em legítimo interesse;
• Informação sobre compartilhamento: conhecer as entidades com quem compartilhamos seus dados.

Para exercer seus direitos, entre em contato pelo WhatsApp (21) 99668-2573. Responderemos em até 15 dias úteis.

9. Cookies e rastreamento

Cookies essenciais. Utilizamos cookies estritamente necessários para o funcionamento da plataforma, como a sessão de quem está logado e o registro da sua escolha sobre os cookies de publicidade. Eles não dependem de consentimento e não são compartilhados com anunciantes.

Medição própria. Contamos as visitas às páginas públicas com uma medição nossa, que fica em nossos servidores e não é compartilhada com terceiros. Ela nunca roda nas telas que mostram dados de pacientes.

Origem da visita. Nas páginas de venda da plataforma, guardamos neste navegador (no armazenamento local do site, e não num cookie) de onde veio a sua visita: a campanha ou o canal que trouxe você (o nome da campanha de um link, a rede social ou o site de origem) e a primeira página aberta, nunca o endereço completo. Se você se cadastrar, essa origem vai junto com o cadastro, para sabermos quais campanhas trazem clínicas até nós; ela fica registrada na conta da clínica, nos nossos servidores, e não é enviada à Meta nem ao Google (a única exceção é o identificador de clique da Meta, o fbclid, que pode ir à própria Meta junto com a confirmação do pagamento, para quem aceitou a Meta, como descrito mais abaixo). Os identificadores de clique de anúncio (como o gclid, do Google, e o fbclid, da Meta) só são guardados neste navegador, e só vão com o cadastro, depois que você aceita os cookies daquele serviço no aviso. Antes do aceite, eles ficam apenas na memória da página aberta e somem quando ela é fechada; se você recusar depois de ter aceitado, eles são apagados da origem guardada. Campanhas que tragam e-mail, telefone ou CPF no endereço são descartadas. A origem guardada é substituída depois de 90 dias e some quando você apaga os dados do site no navegador.

Cookies de publicidade e medição (Meta e Google). Nas páginas de venda da plataforma (a página inicial, as páginas de apresentação da plataforma e dos módulos e as páginas de cadastro), e somente depois que você aceita no aviso de cookies, carregamos o Pixel da Meta e o Google Tag Manager com o Google Analytics. Eles servem para saber quais anúncios trazem visitantes, quantos deles chegam a se cadastrar ou contratar, e para mostrar anúncios da plataforma a quem já nos visitou. O aviso informa quais desses serviços estão ativos na página.

O que é enviado a eles:

• as páginas de venda visitadas e as etapas da contratação: planos exibidos, plano escolhido, clique para falar pelo WhatsApp, cadastro enviado, ida ao pagamento, início de teste e pagamento confirmado, com o nome e o valor do plano e um código da compra;
• somente ao Google, os cliques nos botões das páginas de venda: qual botão, em que parte da página ele está e para onde ele leva (o caminho da página ou o nome do site, nunca o que vem depois do ? no endereço);
• dados técnicos do navegador, como endereço IP, tipo de dispositivo e os identificadores dos cookies desses serviços (_fbp e _fbc, da Meta; _ga e _gcl_, do Google);
• quando o pagamento da contratação é confirmado, e somente para quem tinha aceitado aquele serviço no aviso ao se cadastrar (ou ao tentar o pagamento de novo), o nosso servidor também informa a contratação (o plano, o valor e o código da compra, o mesmo que o navegador envia, para ela não ser contada duas vezes). À Meta, ele envia junto o seu e-mail, o seu telefone, um código da sua conta e o país (Brasil), cada um trocado pelo resultado do cálculo SHA-256 dele (um código derivado do dado, e não o dado escrito), além do endereço IP e do navegador usados no cadastro ou na nova tentativa de pagamento e dos identificadores _fbp e _fbc, para ela reconhecer a conversão. Ao Google, ele envia junto o identificador do cookie _ga e o da sua visita. Esses identificadores, o IP e o navegador ficam guardados nos nossos servidores só para esse envio: são apagados logo depois dele ou, quando o pagamento não acontece, em até 3 dias.

Não enviamos nome, CPF nem nenhum dado de paciente ou de prontuário, e o e-mail e o telefone só vão à Meta como o código SHA-256 descrito acima, depois do pagamento confirmado. Quando o endereço traz um código de acesso (o link de uma proposta, a volta do login com o Google ou do pagamento), esses serviços não são carregados com ele: na volta do login e do pagamento, o código sai do endereço antes de eles serem carregados, e no link da proposta eles não são carregados. A página com código de acesso também não informa o endereço dela à página seguinte, só o domínio. Esses serviços nunca são carregados no painel da clínica, no portal do paciente nem nos sites das clínicas. A Meta e o Google tratam esses dados conforme as regras deles (Meta e Google), inclusive em servidores fora do Brasil.

Como mudar sua escolha. Sua decisão vale por 180 dias, e você pode mudá-la a qualquer momento pelo link "Preferências de cookies", no rodapé das páginas de venda. Se recusar, nada disso é carregado e o site funciona normalmente. Se recusar depois de ter aceitado, a página deixa de carregar esses serviços e apaga os cookies deles neste navegador.

10. Menores de idade

A plataforma é destinada a profissionais e clínicas de saúde maiores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados de menores de idade como usuários da plataforma. Dados de pacientes menores de idade inseridos no prontuário são de responsabilidade do profissional de saúde que os inseriu.

11. Alterações nesta política

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. Quando realizarmos alterações materiais, notificaremos você por e-mail ou por aviso destacado na plataforma com antecedência mínima de 15 dias. A data da última atualização está indicada no topo desta página.

12. Encarregado de Proteção de Dados (DPO)

O responsável pela proteção de dados pode ser contatado pelo WhatsApp (21) 99668-2573.